Politiques et pratiques de gouvernance en matière d’informations personnelles
tj-b.ca (ci-après » l’équipe TJB « ) est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (CQLR, c. P-39.1) (la Loi).
Informations personnelles
Les informations personnelles désignent les informations relatives à une personne qui permettent, directement ou indirectement, de l’identifier. Un document écrit, une image, une vidéo ou un enregistrement sonore peut contenir des informations personnelles. Dans le cadre de ses activités professionnelles, l’équipe de TJB peut recueillir des informations personnelles telles que le nom, l’adresse du domicile, la date de naissance, les informations de la carte d’identité, le numéro d’assurance sociale, les informations sur les revenus, l’état civil, etc.
Consentement
L’équipe TJB recueille, utilise et divulgue des informations personnelles avec le consentement de la personne concernée. Pour être valable, le consentement doit être explicite, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. La personne qui consent à fournir ses informations personnelles est présumée consentir à leur utilisation et à leur divulgation aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
Toute personne peut à tout moment retirer son consentement à la collecte, l’utilisation et la divulgation de ses informations personnelles par l’équipe TJB. Dans ce cas, si la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat par equipetjb.com, celle-ci pourrait ne pas être en mesure de répondre à une demande de service.
Responsabilité
L’équipe TJB est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient dans le cadre de ses activités de courtage immobilier. À cette fin, equipetjb.com a adopté une politique de confidentialité ainsi que des politiques et pratiques régissant le traitement des renseignements personnels, qui visent à encadrer la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction des renseignements personnels.
Collecte d’informations personnelles
L’équipe TJB ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à ses activités de courtage immobilier. Par exemple, il peut s’agir de renseignements recueillis dans le but de compléter une transaction immobilière, de tenir des dossiers, de contrôler la pratique professionnelle par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ), ou à d’autres fins déterminées par equipetjb.com et divulguées à la personne dont le consentement est sollicité.
L’équipe de TJB encourage son personnel à expliquer en termes clairs et simples les raisons de la collecte d’informations personnelles et à s’assurer que l’individu les comprend.
Pour la collecte d’informations personnelles, l’équipe de TJB encourage son personnel à utiliser les formulaires standardisés développés par l’OACIQ.
TJB team peut également recueillir des informations personnelles verbalement lors de communications avec des personnes impliquées dans une transaction ou par le biais de divers documents soumis dans le cadre d’une transaction immobilière (documents d’identité, documents financiers, procurations, etc.)
Utilisation et divulgation des informations personnelles
Les informations personnelles sont utilisées et divulguées aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les informations personnelles peuvent être utilisées à d’autres fins, telles que la détection et la prévention de la fraude ou la fourniture d’un service à la personne concernée.
L’équipe TJB peut être tenue de divulguer des renseignements personnels à des tiers, tels que des fournisseurs, des cocontractants, des sous-traitants, des agents, des assureurs (comme le Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [FARCIQ]), des professionnels, d’autres organismes de réglementation, ou à l’extérieur du Québec.
TJB team peut, sans le consentement de la personne concernée, divulguer des renseignements personnels à un tiers si cette divulgation est nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service ou d’affaires. Dans ce cas, l’équipe TJB établira un mandat ou un contrat par écrit qui précise les mesures à prendre par le tiers pour assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, afin qu’ils ne soient utilisés que dans le cadre de l’exécution du mandat ou du contrat et qu’ils soient détruits à la fin de celui-ci. Le cocontractant doit également s’engager à collaborer avec equipetjb.com en cas de bris de confidentialité des renseignements personnels.
Avant de divulguer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, l’équipe TJB tient compte de la sensibilité des renseignements, des fins auxquelles ils sont utilisés et des mesures de protection dont ils feront l’objet à l’extérieur du Québec. L’équipe de TJB ne divulguera des renseignements personnels à l’extérieur du Québec que si son analyse démontre qu’une protection adéquate sera assurée à l’endroit où ils seront divulgués.
Conservation et destruction des données personnelles
Une fois que les objectifs pour lesquels les informations personnelles ont été collectées ou utilisées ont été atteints, TJB team doit les détruire, sous réserve d’une période de conservation requise par la loi. À cet égard, les obligations professionnelles de l’équipe TJB exigent que les dossiers soient conservés pendant au moins sept (7) ans après leur clôture définitive.
Mesures de sécurité
Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des informations personnelles, l’équipe TJB applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger la confidentialité des informations personnelles. Plus précisément, les mesures suivantes sont en place pour prévenir ou limiter les conséquences d’une violation de la confidentialité :
- Inventaire des informations personnelles détenues et évaluation de leur sensibilité.
- Gestion de l’accès physique et informatique aux informations personnelles.
- Sensibilisation et formation du personnel à la protection des données personnelles.
- Mise en œuvre de politiques et de lignes directrices internes visant à garantir la confidentialité et l’intégrité des informations personnelles.
- Mise en place d’un processus sécurisé de destruction des informations personnelles dans le respect des délais légaux.
- Mise à disposition d’un plan d’intervention et de lignes directrices internes en cas d’incident de sécurité.
Incident de confidentialité
Un incident de confidentialité est un accès non autorisé, une utilisation, une divulgation ou une perte d’informations personnelles, ou toute autre violation de la protection des informations personnelles.
L’équipe du TJB a mis en place un protocole de gestion des incidents de confidentialité qui identifie les personnes assistant le responsable de la protection des informations personnelles et décrit les actions concrètes qui doivent être prises en cas d’incident. Ce protocole inclut les responsabilités attendues à chaque étape du processus de gestion des incidents, y compris les mesures visant à garantir la sécurité des données.
Rôles et responsabilités
- L’équipe du TJB
- Elle garantit la confidentialité des informations grâce à des pratiques saines de gestion de l’information. Plus précisément, il fournit des directives, des formations et des instructions au personnel concernant la collecte, l’utilisation, le stockage, la modification, la consultation, la communication et la destruction autorisée des informations à caractère personnel.
- met en œuvre des mesures de protection adéquates pour réduire le risque d’incidents liés à la confidentialité, telles que la sécurité informatique, la mise à jour des politiques en matière d’informations personnelles, la formation du personnel, etc.
- Maintenir des méthodes uniformes d’archivage des documents contenant des informations à caractère personnel.
- Maintenir des méthodes uniformes de conservation des documents contenant des informations personnelles, notamment en ce qui concerne les procédures de numérisation.
- Gère l’accès physique et informatique aux informations personnelles en fonction de leur sensibilité.
- Supervise la destruction sécurisée des informations personnelles et fournit des directives ou des instructions au personnel concernant les méthodes de destruction sécurisée, les délais de destruction, etc.
- Responsable de la protection des données personnelles
Conformément à la loi, TJB team a désigné un responsable de la protection des données personnelles.
Cette personne veille à ce que ces politiques soient respectées et à ce qu’elles soient conformes aux réglementations applicables. Le nom et les coordonnées de cette personne sont indiqués dans la section « Droits d’accès, de retrait et de rectification ».
Le responsable de la protection des données personnelles traite les incidents liés à la confidentialité et prend les mesures requises par la loi.
Le responsable de la protection des données personnelles traite les demandes d’accès et de correction des données personnelles et les plaintes concernant le traitement des données personnelles par equipetjb.com.
Le responsable de la protection des données personnelles est consulté sur l’évaluation de l’impact sur la vie privée de tout projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système d’information ou de prestation de services électroniques qui implique la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation ou la destruction d’informations à caractère personnel. Il peut suggérer des mesures visant à assurer la protection des informations personnelles dans le cadre de ces projets.
- Membres du personnel
Les membres du personnel d’equipetjb.com ne peuvent accéder aux informations personnelles que dans la mesure nécessaire à l’exercice de leurs fonctions ou de leur mandat.
Un membre du personnel de l’équipe TJB :
- Veille à l’intégrité et à la confidentialité des informations personnelles détenues par l’équipe du TJB.
- Respecter toutes les politiques et lignes directrices de l’équipe TJB en matière d’accès, de collecte, d’utilisation, de communication, de destruction des informations personnelles et de sécurité de l’information, et suivre les instructions fournies.
- Respecter les mesures de sécurité mises en place sur son poste de travail et sur tout équipement contenant des informations personnelles.
- N’utilise que l’équipement et les logiciels autorisés par l’équipe de TJB.
- Veille à la destruction sécurisée des informations personnelles lorsque cela est nécessaire, conformément aux instructions reçues, et signale immédiatement toute action susceptible de constituer une violation réelle ou présumée des règles de sécurité relatives aux informations personnelles.
Droit d’accès, de retrait et de rectification
Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander l’accès aux renseignements personnels détenus par l’équipe TJB qui la concernent. Une personne peut retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels en tout temps. Ce retrait sera consigné par écrit.
Une personne peut demander la rectification d’informations personnelles qu’elle estime inexactes, incomplètes ou ambiguës dans un dossier la concernant.
TJB team peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas prévus par la loi.
Plaintes
Une personne qui se sent lésée peut déposer une plainte concernant le traitement de ses informations personnelles par equipetjb.com. Cette plainte doit être introduite dans un délai de 15 jours à compter du jour où l’individu a pris connaissance de l’événement donnant lieu à la plainte.
La plainte doit être adressée par écrit au responsable de l’accès à l’information et de la protection des données personnelles à l’adresse suivante :
Responsable de l’accès à l’information et de la protection des données personnelles
Équipe du TJB
par courriel à info@tj-b.ca
Chaque plainte doit comporter les éléments suivants : le nom du plaignant, ses coordonnées et une brève description des motifs de la plainte.
Une plainte anonyme est considérée comme non reçue.
Le responsable de l’accès à l’information accuse réception de la plainte dans un délai de 7 jours ouvrables.
Le responsable de l’accès à l’information enquête sur les allégations de violation de la protection des renseignements personnels contenues dans la plainte, le cas échéant. À cette fin, il peut demander toute information ou tout document détenu par equipetjb.com. Il peut également faire appel au personnel nécessaire pour mener à bien l’enquête.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte, le responsable de l’accès à l’information communique ses conclusions à la personne concernée.
L’absence de réponse à la personne concernée dans le délai susmentionné entraîne le rejet de la plainte.
