Politiques et pratiques régissant la protection des informations personnelles

tj-b.ca (ci-après  » l’équipe TJB « ) est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (CQLR, c. P-39.1) (la Loi).

Informations personnelles

Les informations personnelles sont toutes les informations concernant une personne qui peuvent être utilisées pour l’identifier directement ou indirectement.

Il s’agit d’un élément d’information qui permet de connaître quelqu’un, qui a un lien avec une personne physique et qui est susceptible de distinguer cette personne d’une autre.

Les informations personnelles peuvent être conservées sur différents supports : une note écrite (document papier, courriel, message texte), un support audio (enregistrement d’une conversation, message vocal), un support visuel (photo, vidéo). Dans le cadre de ses activités professionnelles, l’équipe de TJB peut recueillir des informations personnelles telles que le nom, l’adresse du domicile, la date de naissance, les informations d’identification, le numéro d’assurance sociale, les informations sur le revenu, l’état civil, etc.

Consentement

collecte, utilise et communique des informations personnelles avec le consentement de la personne concernée. Pour être valable, ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Une personne qui consent à fournir ses renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et à leur divulgation aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Les personnes peuvent à tout moment retirer leur consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de leurs informations personnelles par l’équipe TJB. Dans ce cas, si la collecte est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat par TJB team, TJB team peut ne pas être en mesure de répondre à une demande de service.

Responsabilité

L’équipe TJB est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient dans le cadre de ses activités de courtage immobilier. À cette fin, TJB team a adopté une Politique de confidentialité ainsi que des Politiques et pratiques régissant la protection des renseignements personnels, dont l’objectif est de régir la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction des renseignements personnels.

Collecte d’informations personnelles

L’équipe TJB ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités dans le domaine du courtage immobilier. Par exemple, il peut s’agir de renseignements recueillis aux fins de la réalisation d’une transaction immobilière, de la tenue de dossiers, de l’encadrement de la pratique professionnelle par l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) ou de toute autre fin déterminée par TJB team et portée à l’attention de la personne dont le consentement est sollicité.

L’équipe TJB encourage son personnel à expliquer en termes simples et clairs à l’individu les raisons de la collecte de ses informations personnelles et à s’assurer qu’elles sont comprises.

Dans le cadre de la collecte d’informations personnelles, l’équipe TJB encourage les membres de son personnel à utiliser les formulaires standardisés développés par l’OACIQ.

TJB team peut également recueillir des informations personnelles verbalement lors de la correspondance avec les personnes impliquées dans une transaction ou par le biais de divers documents soumis dans le cadre d’une transaction immobilière (documents d’identité, documents financiers, procuration, etc.)

Utilisation et divulgation des informations personnelles

Les informations personnelles sont utilisées et divulguées aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas, prévus par la loi, les informations personnelles peuvent être utilisées à d’autres fins, par exemple pour détecter et prévenir la fraude, pour fournir un service à la personne concernée.

L’équipe TJB peut être tenue de divulguer des renseignements personnels à des tiers, tels que des fournisseurs, des entrepreneurs, des sous-traitants, des mandataires, des assureurs (comme le Fonds d’assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [FARCIQ]), des professionnels, d’autres organismes de réglementation, ou à l’extérieur du Québec.

TJB team peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer des renseignements personnels à un tiers si cette communication est nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service ou d’entreprise. Dans un tel cas, l’équipe TJB établira un mandat ou un contrat écrit dans lequel seront indiquées les mesures que son mandataire doit prendre pour assurer la protection des renseignements personnels confiés à l’équipe TJB, afin que ces renseignements personnels ne soient utilisés que dans l’exercice du mandat ou du contrat et qu’ils soient détruits après sa terminaison. La partie contractante doit également s’engager à coopérer avec TJB team en cas de violation de la confidentialité des informations personnelles.

Avant de divulguer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, Équipe TJB doit tenir compte de leur sensibilité, des fins auxquelles ils sont destinés et des mesures de protection dont ils bénéficieront à l’extérieur du Québec. TJB team ne divulguera des renseignements personnels à l’extérieur du Québec que si son analyse démontre qu’ils bénéficieront d’une protection adéquate à l’endroit où ils seront divulgués.

Conservation et destruction des données personnelles

Lorsque les fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été atteintes, TJB team doit les détruire, sous réserve d’une période de conservation prévue par la loi. À cet égard, les obligations professionnelles de TJB team l’obligent à conserver ses dossiers pendant au moins six (6) ans après leur fermeture définitive.

Mesures de sécurité

Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des informations personnelles, TJB team applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger la confidentialité des informations personnelles. Plus précisément, voici les mesures applicables que TJB team a mises en place pour prévenir ou limiter les conséquences d’un incident de confidentialité :

• Faire l’inventaire des informations personnelles en sa possession et évaluer leur sensibilité.
• Gestion de l’accès physique et informatique aux informations personnelles détenues.
• Sensibilisation et formation de son personnel à la protection de la vie privée.
• Mise en place de politiques et de directives internes pour garantir la confidentialité et l’intégrité des informations personnelles.
• Mise en place d’un processus de destruction sécurisée des informations personnelles dans les délais prévus par la loi.
• Mise à disposition d’un plan d’intervention et de directives internes en cas d’incident de sécurité.

Incident de confidentialité

Un incident de confidentialité est l’accès, l’utilisation ou la divulgation d’informations personnelles non autorisées par la loi, ou la perte d’informations personnelles, ou toute autre violation de la protection des informations personnelles.

L’équipe du TJB a mis en place un protocole de gestion des incidents de confidentialité dans lequel les personnes qui assistent le responsable de la protection de la vie privée sont identifiées et qui définit les actions concrètes à entreprendre en cas d’incident. Ce protocole inclut les responsabilités attendues à chaque étape de la gestion de l’incident, y compris les mesures à prendre pour assurer la sécurité des données.

Rôles et responsabilités

1. L’équipe du TJB
   • Garantir la confidentialité des informations grâce à de bonnes pratiques de gestion de l’information. En particulier, il fournit des orientations, une formation et des instructions aux membres du personnel concernant la collecte, l’utilisation, le stockage, la modification, l’accès, la divulgation et la destruction autorisée des informations à caractère personnel.
   • met en œuvre des mesures de protection appropriées pour réduire le risque d’incident lié à la protection de la vie privée, par exemple la sécurité informatique, la mise à jour des politiques en matière de protection de la vie privée, la formation du personnel, etc.
   • dispose de méthodes normalisées pour l’archivage des documents contenant des informations personnelles.
   • dispose de méthodes normalisées pour la conservation des documents contenant des informations personnelles, y compris le processus de numérisation.
   • Gère l’accès physique et informatique aux informations personnelles en fonction de leur sensibilité.
   • Détruire en toute sécurité les informations à caractère personnel. Plus précisément, il fournit des directives ou des instructions au personnel concernant la méthode de destruction sécurisée, les délais de destruction, etc.
2. Responsable de la protection de la vie privée Conformément à la Loi, l’équipe de TJB a désigné le Responsable de la protection de la vie privée (RPV) qui veille notamment au respect de ces politiques et à leur conformité avec la réglementation en vigueur. Le nom et les coordonnées de cette personne se trouvent dans la section  » Droit d’accès, de retrait et de rectification « .Le Responsable de la protection de la vie privée est chargé de gérer les incidents liés à la protection de la vie privée et, dans ce contexte, de prendre des mesures en vertu de la Loi.Le Responsable de la protection de la vie privée traite les demandes d’accès et de correction des renseignements personnels, ainsi que les plaintes concernant le traitement des renseignements personnels par l’équipe TJB.Le Responsable de la protection de la vie privée est consulté dans le cadre d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation de services électroniques impliquant la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation ou la destruction de renseignements personnels. Il peut suggérer des mesures pour assurer la protection des informations personnelles dans le cadre d’un tel projet.
3. Membres du personnel Un membre du personnel de l’équipe de TJB ne peut avoir accès à des renseignements personnels que dans la mesure où cela est essentiel à l’exercice de ses fonctions ou de son mandat :
   • Assurer l’intégrité et la confidentialité des informations personnelles détenues par l’équipe du TJB.
   • Respecter toutes les politiques et directives de l’équipe TJB en matière d’accès, de collecte, d’utilisation, de divulgation, de destruction des informations personnelles et de sécurité de l’information, et se conformer aux instructions qui leur sont données.
   • Respecter les mesures de sécurité mises en place sur son poste de travail et sur tout équipement contenant des informations personnelles.
   • N’utilisez que le matériel et les logiciels autorisés par l’équipe TJB.
   • Assurer, le cas échéant, la destruction sécurisée des informations personnelles conformément aux instructions reçues. Signaler immédiatement à son supérieur hiérarchique tout acte, dont il a connaissance, susceptible de constituer une violation réelle ou présumée des règles de sécurité relatives aux informations à caractère personnel.

Droit d’accès, de retrait et de rectification

Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander l’accès à ses renseignements personnels détenus par l’équipe TJB. Une personne peut à tout moment retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels. Ce retrait doit alors être consigné par écrit.

Une personne peut demander la rectification d’informations personnelles contenues dans un dossier la concernant et qu’elle considère comme inexactes, incomplètes ou ambiguës.

TJB team peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas prévus par la loi.

Plaintes

Une personne qui s’estime lésée peut déposer une plainte concernant le traitement de ses informations personnelles par TJB team. La plainte doit être déposée dans les 15 jours suivant le jour où la personne a pris connaissance d’un événement donnant lieu à sa plainte.

La plainte doit être adressée par écrit à l’attention du responsable de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée (AIPO) de l’Agence à l’adresse suivante :

Responsable de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée
info@tj-b.ca